Marsh es la operación emblema de Marsh & McLennan Companies (MMC). MMC es una compañía global de asesoría y soluciones en el área del riesgo y capital humano con unos ingresos anuales cercanos a los 9.300 millones de euros y 55.000 empleados repartidos entre cien países. Las compañías que integran MMC ayudan a los clientes a identificar, planificar y responder a problemas y riesgos de negocio críticos.

Marsh, la principal empresa del mundo en lo relativo a servicios de riesgo y seguros, cuenta con 26.000 empleados y unos ingresos anuales de cerca de 3.800 millones de euros. Ofrece servicios de gestión de riesgo global, asesoría de riesgo, correduría de seguros, soluciones financieras y gestión de programas de seguros para empresas, entidades públicas, asociaciones, organizaciones de servicios profesionales y clientes privados en más de cien países.

Historia

Marsh ayuda a sus clientes a obtener la mejor cobertura de seguros atendiendo a sus necesidades específicas. Para hacerlo, después de estudiar sus necesidades y elegir la cobertura exacta necesaria, se documenta esta información y se envía a varias compañías de seguros para que, en caso de estar interesadas, puedan responder con una cotización para suscribir la póliza (llamada “producto” o ramo en lenguaje específico del sector). Ejemplos de algunos de estos productos o ramos pueden ser pólizas de responsabilidad civil, pólizas de pérdida de negocio, pólizas por daños físicos o seguros sobre el casco de un buque de petróleo.

Si el cliente requiere una cobertura extensa, podría darse el caso de que una única compañía no desee hacerse cargo de un compromiso tan sustancial, con lo cual Marsh negocia la póliza con distintas compañías simultáneamente con objeto de diversificar los riesgos. Por ejemplo, la cobertura final podría ser proporcionada por cuatro compañías, cada una de ellas suscribiendo un 25 por ciento de la totalidad.

Negociar un producto o ramo desde el primer borrador de la póliza hasta la versión final, aceptada o rechazada, es un proceso complejo en el que los agentes o ejecutivos de Marsh manejan e intercambian ingentes cantidades de datos con las aseguradoras sobre precios, riesgos, contenidos del contrato, partes involucradas, etc., y este proceso ha de llevarse a cabo sin retrasos ni errores.

Negociación de productos antes de EuroTrade

Antes de que Marsh comenzara a utilizar EuroTrade, una aplicación business-to-business [B2B] para negociar pólizas de seguros online desarrollada por Kynetia, el proceso de negociación de estos productos era largo, trabajoso y generaba una gran cantidad de documentación. De hecho, Marsh realizaba este proceso con las diferentes aseguradoras por teléfono, fax y e-mail, llevando un registro en soporte papel de las negociaciones hasta el momento de firmar la orden de cobertura. El proceso era lento, la probabilidad de error era alta y se tenían que escribir los mismos datos varias veces a lo largo del proceso.

Se hizo patente la necesidad de contar con una aplicación informática que diera soporte a este proceso de manera ágil, que permitiera registrar toda la información en formato electrónico y que pudiera ser almacenada y consultada en cualquier momento, de manera rápida y sin duplicación de entradas de datos.

Por esta razón, Marsh España celebró un concurso público y después de valorar las ofertas, eligió a Kynetia para desarrollar la aplicación (llamada “ePlacement” inicialmente, y hoy día “EuroTrade”) que en principio sólo iba a ser usada en España. Sin embargo, y como veremos más adelante, su éxito fue tal que casi todas las sucursales de Marsh en Europa (14 países) instalaron y empezaron a usar la aplicación.

El desafío

El reto consistía en desarrollar una aplicación B2B para comercio electrónico que permitiera la negociación de pólizas de seguros online, centralizando la gestión de las mismas en un sistema accesible desde cualquier parte del mundo.

El proyecto contaba con los siguientes requisitos no funcionales:

• Una plataforma heterogénea, que protegiera las inversiones realizadas por el cliente, minimizando los costes de la primera versión:
  • Plataforma Microsoft (MS Windows 2000 Server, con IIS).
  • Servidor de aplicaciones Java 2EE (Weblogic).
  • Base de datos Sybase Anywhere
  • Pasarela de email.
  • Generación de documentos PDF en tiempo real
• El principal requisito de EuroTrade era que la aplicación ofreciera un método sencillo para definir nuevos formularios para productos de seguros, sin tener que recodificar el software cada vez que un cliente requiriera un producto nuevo. Este concepto de Formularios Dinámicos era de gran importancia, ya que garantizaría la flexibilidad del sistema y su capacidad para adaptarse a los requisitos específicos de cada póliza.
• El tiempo de respuesta era crítico, pues el tiempo medio de trabajo de un ejecutivo de cuentas con la plataforma debía ser el mínimo posible.
• La Base de Datos debía tener un tiempo de respuesta muy rápido durante la lectura y escritura de datos en Formularios Dinámicos. Asimismo, había que ofrecer la posibilidad de migrar desde la base de datos de Sybase, escogida como tecnología inicial por Marsh, a cualquier otro servidor de base de datos en el futuro, con el fin de proteger, no sólo las inversiones pasadas del cliente, sino también las futuras.
• En cuanto al almacenamiento de archivos, los documentos adjuntos y los archivos PDF tendrían que poder guardarse de modo que todos aparecieran conectados con los proyectos de contratación (negociación) y estuvieran disponibles online.
• Otro punto crucial para la nueva aplicación era que tenía que poder generar PDFs para Formularios Dinámicos y definiciones de producto, permitiendo mantener un registro digital del estado de cada póliza en proceso de negociación. La solución no podía conllevar gastos ni requisitos adicionales de software para el cliente a excepción del uso de Adobe Acrobat Reader (gratuito).
• También era necesario un soporte multilingüe en la aplicación ya que eso permitiría un uso europeo del sistema. Tanto en la aplicación como en los Formularios Dinámicos (incluidos los PDFs), la información se mostraría en el idioma definido por el perfil de usuario.
• Seguridad: los datos manejados por el sistema tenían que ser de alta privacidad.
• Y finalmente, existía un requisito de vital importancia para Marsh en cuanto al tiempo de desarrollo: la aplicación tenía que estar funcionando en un tiempo record: menos de un año.

La Solución

De acuerdo con los requisitos del Cliente, la arquitectura diseñada puso especial énfasis en el diseño de soluciones para la flexibilidad de formularios y captura de datos, así como en el rendimiento y el tiempo de respuesta.

Así que Kynetia desarrolló para Marsh una aplicación B2B para la cotización “online” de riesgos empresariales y la gestión centralizado de todo relacionado con las negociaciones de las pólizas correspondientes en un sistema accesible desde cualquier parte del mundo.

La estructura de la aplicación permitió su crecimiento permanente y rápido para adaptarse a los nuevos requisitos del cliente según se iban planteando. La funcionalidad que ofrece EuroTrade es la siguiente:

• Gestionar la oferta, negociación (incluyendo co-aseguros y apéndices) y cierre de pólizas online.
• Monitorizar y tener un control sobre todos los proyectos, estén en curso o cerrados.
• Conocer el estado de cualquier cotización.
• Acceder a todas las versiones almacenadas de cada una de las negociaciones en formato PDF (de uso muy extendido y compatible).
• Generar estadísticas (para BI, etc.) bien por ramos o por compañías.
• Generar informes del uso de la aplicación.
• Observar la situación del mercado de seguros en cada momento.
• Enviar notificaciones a los usuarios vía e-mail y generar PDFs.
• Generar informes sobre las pólizas (cuadros de comparación de ofertas, modificaciones entre versiones de pólizas, etc.).
• Obtener informes de auditoria para monitorizar la utilización de la misma por parte de los usuarios.
• Gestionar usuarios, tanto para las empresas aseguradoras como de la correduría de seguros, pudiendo administrar jerarquías, roles, etc.
• Transferir pólizas entre los usuarios del aplicativo.
• Gestionar documentos adjuntos a las pólizas (imágenes, ficheros Excel). 

La aplicación entró en explotación en Septiembre de 2002 y los resultados para Marsh y sus clientes fueron sobresalientes permitiendo que todo el proceso de negociación de pólizas se realizase:

• De forma más eficiente.
• En un menor tiempo.
• Con menor coste (ahorra recursos en personal, corrección de errores, papel, etc.).
• De forma segura, con un control óptimo del acceso a la información.
• Con facilidad y flexibilidad a la hora de generar de nuevos productos (ramos).
• Con vistas a poder realizar seguimientos y estudios mediante la generación de estadísticas y reportes.

A raíz del éxito en España de la plataforma desarrollada por Kynetia, Marsh decidió, en 2003, extender la utilización de EuroTrade al resto de los países de Europa.

La arquitectura que se diseñó inicialmente permitió que, actualmente, la aplicación está en uso en 14 países europeos, ha sido traducida a 13 idiomas (inglés, español, portugués, alemán, holandés, danés, sueco, polaco, finés, griego, turco, italiano y francés) y se adapta fácilmente a los requisitos locales gracias a la parametrización de las líneas de negocio, con gestión global. Hoy día ofrece soporte a unos 8.000 usuarios (500 usuarios concurrentes) y debido al rápido aumento de utilización de la plataforma, se estima que pronto contará con 20.000 usuarios, y la posibilidad de tener entre 2.000 y 5.000 usuarios concurrentes.

El caso de Reino Unido es especialmente ilustrativo en cuanto al uso de EuroTrade:

• Existen más de 600 empleados formados para usar la aplicación, de los cuales 300 la utilizan con mucha frecuencia.
• Hay unos 1.700 (agentes) en las empresas aseguradoras formados para utilizar EuroTrade.
• Están presentando al mercado (a las aseguradoras) unas 1.500 ofertas al mes.
• En 2006 cerraron 180 millones de euros de negocio online utilizando esta herramienta y el objetivo de Marsh UK es alcanzar el 80% de sus ventas en este segmento de empresas.

En Reino Unido, EuroTrade se ha convertido en una aplicación muy importante en el denominado sector de middle market (empresas que pueden contratar pólizas por valor de entre 20.000 y 200.000 euros), tanto desde el punto de vista de negocio como en cuanto al modo de trabajo que marca el camino que Marsh debe seguir para comercializar otros productos en el futuro.

Asimismo, en Reino Unido, el uso de EuroTrade ha demostrado ser especialmente útil para extraer informes de las negociaciones con las aseguradoras. Estos informes han proporcionado información vital y hasta ahora inexistente sobre, por ejemplo, las oficinas o aseguradoras que ofrecían las mejores primas para ciertas líneas de negocio, o el tiempo que se tarda en negociar cada producto o ramo con cada aseguradora, permitiendo tener un mejor conocimiento de la actividad.